Quali documenti doganali servono per esportare?

Tuttavia, la possibilità di vendere i propri prodotti all’estero o di importare merce e materie prime utili per il proprio business, richiede non solo strategie di marketing e vendita efficaci ma anche una comprensione approfondita dei processi logistici: tra questi, fondamentali sono gli aspetti legati ai documenti doganali necessari per l’import/export. Effettuare una vendita e poi scoprire che la spedizione è bloccata alla frontiera a causa di una documentazione insufficiente rischia, infatti, di generare insoddisfazione nel cliente e può arrivare a comportare per il venditore oneri aggiuntivi. È pertanto necessario conoscere la legislazione e le normative vigenti in materia di tasse, dazi doganali: ma quali sono i documenti doganali necessari per esportare all’estero o importare prodotti dai paesi stranieri? Non si può rispondere a questa domanda in maniera univoca: i traffici transfrontalieri di merci, infatti, cambiano a seconda delle aree e dei rapporti tra paese e paese, obbligando le aziende a un notevole sforzo logistico e organizzativo per non incappare in problematiche e irregolarità.

Secondo uno studio realizzato da Statista, nel 2024 le vendite al dettaglio dell’e-commerce supereranno i 6,3 trilioni di dollari in tutto il mondo e si prevede che questa cifra continuerà a crescere nei prossimi anni mentre un report realizzato da Transport Intelligence riporta che nel 2023 sono stati spediti complessivamente nel mondo oltre 189 miliardi di pacchi. Alla base di questa tendenza, non c’è solo la convenienza data dall’acquisto di prodotti online, ma anche la possibilità per i consumatori di rivolgersi a un mercato più ampio e trovare, di volta in volta, le offerte più favorevoli. Oltre 5 miliardi di utenti in tutto il globo utilizzano internet, traendo vantaggio dalla possibilità di acquistare online a prescindere dalla sede di origine dello store. Ciò rappresenta, per le aziende, una grande opportunità, ma al contempo obbliga a valutare e pianificare con grande attenzione tanto gli acquisti quanto le spedizioni verso l’estero. Vediamo in che modo.

Chi vuole vendere online all’estero deve muoversi nel complesso mondo delle esportazioni e ciò implica la capacità di gestire i documenti doganali, essenziali per garantire che le merci attraversino le frontiere senza intoppi, rispettando le normative internazionali e locali e le esigenze del cliente. Infatti non solo attestano l'origine, il valore e le specifiche dei prodotti esportati ma sono anche cruciali per il calcolo dei dazi, la conformità alle regolamentazioni del commercio internazionale e la prevenzione di ritardi logistici.Comprendere quali documenti servono per esportare diventa fondamentale per evitare complicazioni, ottimizzare i tempi di consegna e massimizzare la soddisfazione del cliente. La preparazione adeguata di questa documentazione è un passo vitale per garantire efficienza e precisione nel contesto del mercato globale, permettendo alle aziende di sfruttare pienamente le opportunità offerte dal commercio internazionale.

 

Paesi UE

Nell'ambito dell'Unione Europea, esportare merci si configura come un'operazione generalmente meno onerosa in termini di burocrazia, grazie alla creazione di un mercato unico che permette una libera circolazione dei prodotti tra i 27 stati membri, senza il bisogno di controlli o il versamento di dazi. Tuttavia, ciò non significa che le aziende possano procedere senza alcuna documentazione. Restano, infatti, attivi i controlli sulle licenze e le restrizioni e normative relative alle merci pericolose nonché tutte le norme sulla sicurezza, la salute e l'ambiente. Inoltre, le autorità doganali possono effettuare controlli per prevenire il commercio illegale al fine di proteggere i consumatori. La corretta compilazione e presentazione dei documenti è fondamentale, dunque, per garantire che il processo di import/export si svolga senza intoppi. Affidarsi a player specializzati, professionisti che conoscono le normative di riferimento dei paesi verso i quali si esporta e gli elenchi di merci soggette a particolari controlli può rivelarsi un’ottima strategia per evitare di incappare in contrattempi e sanzioni.

Paesi extra UE

Quando si guarda al di fuori dei confini dell'Unione Europea, le complessità aumentano. Ogni paese esterno all'UE può avere requisiti specifici, rendendo cruciale per i venditori conoscere e preparare accuratamente la documentazione necessaria per esportare. I venditori che operano dall'UE devono presentare domanda presso l'amministrazione doganale di competenza al fine di ottenere l’EORI, il numero di registrazione e identificazione, valido in tutta Europa, degli operatori economici e necessario per tutte le dichiarazioni doganali. È inoltre importante sottolineare che in questo contesto, è richiesto alle merci il superamento della dogana sia in uscita che in entrata.Nel primo caso è necessario essere in possesso di alcuni documenti, che possono essere presentati dal venditore o dalla società di spedizioni che cura il servizio per conto dell’azienda, tra cui:

Fattura, documenti di trasporto e bolla di accompagnamento del carico.
Documenti relativi all'IVA e alle esportazioni
Certificati o licenze specifiche

Quando la merce arriva nel paese di destinazione, vengono applicati invece i requisiti ivi previsti per legge. Le autorità competenti, infatti, possono richiedere alcuni documenti necessari per l'importazione, come ad esempio:

Fattura commerciale pro forma, con elementi descrittivi relativi alla forma e al contenuto essenziali;
Distinta di carico;
Licenze d'importazione per determinate merci;
Certificati attestanti la conformità del prodotto alle norme in materia di salute e sicurezza, etichettatura e imballaggio.

È cruciale, inoltre, conoscere se esistono restrizioni commerciali relative ai propri prodotti. In alcuni paesi, come ad esempio la Cina, esistono apposite liste che elencano i prodotti ammessi alla vendita: farli viaggiare con le certificazioni in regola è essenziale per assicurare la soddisfazione dei clienti e apportare benefici al proprio business. E’ bene, perciò, affidarsi alla consulenza di esperti nella gestione delle procedure doganali, professionisti capaci di assistere le aziende non solo nella spedizione e nell’importazione, ma anche nelle fasi più complesse, come ad esempio quelle relative ai resi internazionali.