informativa e richiesta di consenso per il trattamento dei dati personali
(servizi rete in franchising mbe)
Ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679, recante disposizioni a protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione di tali dati (di seguito, “GDPR”), forniamo, qui di seguito, l’informativa riguardante il trattamento dei dati personali delle persone fisiche che potrebbero essere sia clienti individuali sia soggetti che agiscono nell’ambito della compagine di una società (di seguito, in entrambi i casi, “Cliente”). In quest’ultimo caso, tratteremo i dati personali di coloro che agiscono per conto o comunque nell’ambito di tale soggetto giuridico.
1. Titolare del trattamento dei dati personali
I dati personali saranno trattati, a seconda delle finalità meglio specificate al paragrafo 3 “Finalità del trattamento dei dati personali” che segue, dai seguenti soggetti in qualità di titolari autonomi del trattamento:
Affiliato MBE - ossia l'imprenditore, legato da un rapporto di affiliazione commerciale con MBE (di seguito, “Affiliato MBE”), cui il Cliente si è rivolto per l’erogazione di uno (o più) dei servizi offerti dalla rete in franchising MBE, quali: (a) servizi di spedizione; (b) servizi di domiciliazione; (c) servizi di grafica e stampa (di seguito, “Servizi MBE”);
Sistema Italia 93 S.r.l. (C.F. e P.IVA 10697630159), con sede in Milano, Viale Lunigiana, 35-37, licenziataria esclusiva per l’Italia del marchio “Mail Boxes Etc” (di seguito, “MBE”).
2. Categorie di dati personali trattati
2.1. Dati personali forniti volontariamente
Nell’ambito del processo di trattamento dei dati personali saranno trattati i dati personali del Cliente quali i dati identificativi, dati di pagamento, dati relativi al Servizio MBE richiesto.
2.2. Dati personali di terzi forniti volontariamente
Il Cliente prende atto che l’eventuale indicazione (ad esempio, nell’ambito del “Modulo Ordine Spedizione”, nel caso di servizi di spedizione e/o di altri moduli o ordini in base al Servizio MBE richiesto) di dati personali e di contatto di qualsiasi altro soggetto, rappresenta un trattamento di dati personali rispetto al quale il Cliente garantisce la piena conformità con le disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati personali. A tal fine, il Cliente garantisce altresì che i predetti soggetti i cui dati personali sono raccolti e comunicati siano stati informati in relazione alle modalità e finalità del trattamento. I dati personali dei predetti soggetti saranno comunicati al solo scopo di consentire l’erogazione del Servizio MBE richiesto.
3. Finalità, base giuridica del trattamento e conseguenze del mancato conferimento dei dati personali
I dati personali saranno trattati, con il preventivo esplicito consenso, ove necessario, dall’Affiliato MBE e/o da MBE a seconda delle finalità da ognuno perseguite in qualità di titolare autonomo del trattamento e di seguito meglio descritte.
3.1. Trattamenti di dati personali operati dall’Affiliato MBE
Trattamento
Base giuridica del trattamento
Conseguenze del mancato conferimento dei dati personali
i)
Trattamento con finalità connesse all’esecuzione e gestione del Servizio MBE richiesto, nonché alla gestione dei relativi pagamenti, degli eventuali reclami e comunicazioni con il Cliente; ove applicabili, trattamento relativo all’adeguata verifica della clientela e altri adempimenti di legge.
La base giuridica del trattamento dei dati personali è il contratto di cui il Cliente è parte al fine di permettere l’esecuzione e la gestione del Servizio MBE richiesto. Alcuni adempimenti invece (per esempio, quelli di natura fiscale o quelli di adeguata verifica della clientela nell’ambito dei servizi di domiciliazione) sono obbligatori per legge.
Il conferimento dei dati personali (e/o quelli di eventuali soggetti terzi, qualora necessari all’esecuzione e gestione del Servizio MBE richiesto, ad esempio, nel caso di servizi di spedizione, i dati di contatto della persona destinataria della stessa) è facoltativo, tuttavia, il loro mancato conferimento comporterà l’impossibilità di eseguire e gestire il Servizio MBE richiesto.
ii)
Trattamento con finalità di marketing in senso lato ossia per inviare al Cliente, con qualsiasi modalità di comunicazione (fax, e-mail, sms, mms, posta cartacea, telefonate con operatore o altri canali), materiale pubblicitario ed informativo, a carattere promozionale o comunque a carattere di sollecitazione commerciale relativamente a servizi, prodotti o sconti dell’Affiliato MBE, nonché per elaborare studi, ricerche e statistiche di mercato.
La base giuridica del trattamento è il consenso del Cliente.
Il conferimento dei dati personali è facoltativo e il mancato conferimento comporterà come conseguenza solo l’impossibilità per l’Affiliato MBE di inviare messaggi pubblicitari e promozionali e di compiere ricerche di mercato. Resta, invece, impregiudicata l’esecuzione e la gestione del Servizio MBE richiesto.
iii)
Trattamento con finalità di soft spam, per l’invio di comunicazioni a mezzo e-mail relative alla vendita diretta di servizi analoghi a quelli oggetto di acquisto negli ultimi 12 mesi.
La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse del Titolare.
Il conferimento dei dati personali è facoltativo e il mancato conferimento comporterà come conseguenza solo l’impossibilità per l’Affiliato MBE di inviare comunicazioni di soft-spam a mezzo e-mail. Resta, invece, impregiudicata l’esecuzione e la gestione del Servizio MBE richiesto.
3.2. Trattamenti di dati personali operati da MBE (Sistema Italia 93 S.r.l.)
Trattamento
Base giuridica del trattamento
Conseguenze del mancato conferimento dei dati personali
i)
Trattamento con finalità di marketing in senso lato ossia per inviare al Cliente, con qualsiasi modalità di comunicazione (fax, e-mail, sms, mms, posta cartacea, telefonate con operatore o altri canali), materiale pubblicitario e informativo, a carattere promozionale o comunque a carattere di sollecitazione commerciale relativamente a servizi, prodotti o sconti di MBE e/o società del gruppo MBE, nonché per elaborare studi, ricerche e statistiche di mercato;
La base giuridica del trattamento dei dati personali è il consenso del Cliente.
Il conferimento dei dati personali per le predette finalità è facoltativo e il mancato conferimento comporterà come conseguenza solo l’impossibilità per Sistema Italia 93 S.r.l. di i) inviare messaggi pubblicitari e promozionali e di compiere ricerche di mercato; ii) di procedere alla menzionata profilazione; e/o iii) comunicare i dati personali a terzi per finalità di marketing proprie di questi ultimi.
Resta, invece, impregiudicata l’esecuzione e la gestione del Servizio MBE richiesto.
ii)
Profilazione per finalità di marketing diretto, riguardante singoli clienti o gruppi di clienti per permettere di valutare, analizzare o prevedere aspetti riguardanti le preferenze personali in merito al valore e tipo di Servizio MBE acquistato o alla sua frequenza di utilizzo al fine di proporre ulteriori servizi, prodotti o sconti (quali servizi di spedizione, grafica e stampa, di domiciliazione, comunicazione, etc).
La base giuridica del trattamento dei dati personali è il consenso del Cliente.
iii)
Comunicazione dei dati personali del Cliente a soggetti terzi per finalità di marketing proprie di questi ultimi.
La base giuridica del trattamento dei dati personali è il consenso del Cliente.
In caso di trattamento in occasione di eventuali vicende societarie (cessione della società o di rami d'azienda), due diligence, in caso di difesa di un diritto in giudizio e in relazione alle relative attività prodromiche, tali trattamenti saranno svolti sulla base di legittimi interessi del titolare del trattamento alla prosecuzione delle proprie attività commerciali e per la tutela dei propri diritti.
3.3. Ulteriori precisazioni in merito al consenso prestato
Le precisiamo, inoltre, che laddove il Cliente abbia prestato il consenso per autorizzare l’Affiliato MBE e/o MBE a perseguire le finalità di cui al paragrafo 3.1. (ii) e al paragrafo 3.2. (i), (ii) e (iii) che precedono, resterà comunque libero in ogni momento di revocare il consenso al trattamento dei dati per le predette finalità, con riferimento a tutti o alcuni dei canali di comunicazione utilizzati dal titolare del trattamento. La revoca potrà essere effettuata inviando senza alcuna formalità una comunicazione scritta ai recapiti meglio specificati al paragrafo 9 “Contatti per l’esercizio dei diritti dell’interessato e per ulteriori informazioni” che segue.
3.4. Ulteriori precisazioni in merito al soft spam
Le precisiamo, in ultimo, che il Cliente, al momento della raccolta dei dati personali e in occasione dell'invio di ogni comunicazione effettuata per le finalità di cui al paragrafo 3.1. (iii), ha la possibilità di opporsi al trattamento in maniera agevole e gratuitamente, tramite la funzionalità di opt-out o inviando senza alcuna formalità una comunicazione scritta ai recapiti meglio specificati al paragrafo 9 “Contatti per l’esercizio dei diritti dell’interessato e per ulteriori informazioni” che segue.
4. Modalità del trattamento dei dati personali
I dati personali saranno trattati sia con l'ausilio di strumentazioni automatizzate sia mediante supporti cartacei, idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza, al fine di raccogliere, consultare, memorizzare, gestire, estrarre e trasmettere i dati personali.
5. Destinatari dei dati personali
I dati personali – che non saranno oggetto di diffusione né da parte dell’Affiliato MBE né da parte di MBE – potranno essere tuttavia comunicati:
dall’Affiliato MBE a:
dipendenti, agenti o collaboratori dell’Affiliato MBE che si trovano sul territorio dell’Unione Europea;
dipendenti, agenti o collaboratori di Sistema Italia 93 S.r.l. che si trovano sul territorio dell’Unione Europea;
soggetti che prestano attività di assistenza e consulenza all’Affiliato MBE in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria e finanziaria che si trovano sul territorio dell’Unione Europea;
soggetti, enti od autorità a cui la comunicazione dei dati personali sia obbligatoria in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità;
da MBE (Sistema Italia 93 S.r.l.) a:
dipendenti, agenti o collaboratori di Sistema Italia 93 S.r.l che si trovano sul territorio dell’Unione Europea;
soggetti di cui Sistema Italia 93 S.r.l si avvale per attività di profilazione e marketing che si trovano sul territorio dell’Unione Europea;
società controllate o collegate, quali – attualmente - MBE Worldwide S.p.A., PrestaShop S.A., Jonathan & Assist S.r.l; Eurocubia S.r.l.; Forama S.r.l.; CZ Mail S.r.l.; MAS Milano S.r.l.;
società terze con le quali di volta in volta verranno sviluppati accordi di partnership commerciale e/o iniziative, campagne e progetti comuni, in ogni caso dislocate sul territorio dell’Unione Europea e operanti:
nei servizi d’informazione e altri servizi informatici (elaborazione dei dati, hosting e attività connesse; portali web; altre attività dei servizi d’informazione);
(i) nel trasporto terrestre e trasporto mediante condotte (trasporto ferroviario di merci; trasporto di merci su strada e servizi di trasloco); (ii) nel trasporto marittimo e per vie d’acqua (trasporto marittimo e costiero di merci; trasporto di merci per via d’acque interne); (iii) nel trasporto areo (trasporto areo di merci e trasporto spaziale); (iv) nel magazzinaggio e attività di supporto ai trasporti (magazzinaggio e custodia; attività di supporto ai trasporti); (v) nei servizi postali e attività di corriere (attività postali con obbligo di servizio universale; altre attività postali e di corriere);
nella fornitura di energia elettrica, gas, vapore e aria condizionata (produzione, trasmissione e distribuzione di energia elettrica; produzione di gas e distribuzione di combustibili gassosi mediante condotte);
nelle telecomunicazioni (telecomunicazioni fisse; telecomunicazioni mobili; telecomunicazioni satellitari; altre attività di telecomunicazioni);
nella pubblicità e ricerche di mercato (pubblicità; ricerche di mercato e sondaggi d’opinione).
persone, società o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria e finanziaria che sono dislocati sul territorio dell’Unione Europea;
soggetti, enti od autorità a cui la comunicazione dei dati personali sia obbligatoria in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità.
I soggetti appartenenti alle categorie sopra citate, potranno operare, a seconda dei casi, in qualità di responsabili del trattamento (e, in questo caso, riceveranno apposite istruzioni da parte del titolare del trattamento) o come autonomi titolari del trattamento. In quest'ultima ipotesi, i dati personali saranno comunicati solo con il consenso esplicito dell'interessato, salvo i casi in cui la comunicazione sia per legge obbligatoria o necessaria oppure per perseguire finalità per le quali il consenso dell'interessato non sia necessario. Con riferimento a MBE e ai soggetti di cui al punto (iv), i dati personali potranno essere comunicati per finalità di marketing proprie di detti terzi soltanto con il consenso dell’interessato.
6. Trasferimento dei dati personali extra UE
I dati personali del Cliente (e/o quelli di soggetti terzi, a seconda del Servizio MBE richiesto), non saranno trasferiti fuori dallo Spazio Economico Europeo né da parte dell’Affiliato MBE né da parte di MBE, salvo ove sia necessario per l’esecuzione di determinati servizi (es. spedizioni internazionali). In ogni caso, ciascun titolare si riserva il diritto di trasferire i dati personali in paesi terzi. I trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo sono soggetti a un regime speciale ai sensi del GDPR, e sono effettuati solo nei confronti di paesi che garantiscono un livello di protezione dei dati personali adeguato, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione oppure laddove siano state adottate garanzie adeguate (incluse le condizioni contrattuali standard previste dalla Commissione Europea), purché gli interessati dispongano di diritti azionabili e mezzi di ricorso effettivi.
7. Tempi di conservazione dei dati personali
In applicazione del principio di proporzionalità, informiamo che:
l’Affiliato MBE conserverà i dati personali per un periodo di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità di cui ai paragrafi 3.1. (i) (esecuzione e gestione del Servizio MBE richiesto) e (ii) (marketing), fatto salvo il diritto del Cliente di revocare il consenso in qualsiasi momento laddove esso costituisca la base giuridica del trattamento;
MBE conserverà i dati personali per un periodo di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità di cui ai paragrafi 3.2. (i) (marketing), (ii) (profilazione a fini marketing), e (iii) (comunicazione a terzi per finalità di marketing proprie di questi ultimi), fatto salvo il diritto del Cliente di revocare il consenso in qualsiasi momento.
I criteri per la determinazione del periodo di archiviazione dei dati personali tengono conto del periodo di trattamento consentito e delle normative applicabili in materia di prescrizione dei diritti e degli interessi legittimi, ove essi costituiscano la base giuridica per il trattamento.
Successivamente i dati personali saranno cancellati, aggregati o anonimizzati.
8. Esercizio dei diritti da parte dell’interessato
In qualsiasi momento, il Cliente avrà il diritto di:
ottenere dal titolare del trattamento conferma che sia in corso o meno il trattamento dei dati personali, e in caso positivo, accedere alle informazioni personali ai sensi dell'art. 15 del GDPR;
ottenere la rettifica dei dati personali qualora questi siano imprecisi, o, tenendo conto delle finalità del trattamento, integrarli nel caso siano incompleti;
ottenere la cancellazione dei dati personali, qualora sussista una delle condizioni di cui all'art. 17 del GDPR;
ottenere la limitazione del trattamento dei dati personali, laddove si ravvisi uno dei casi previsti dall'art. 18 del GDPR;
opporsi al trattamento dei dati personali per motivi relativi alla situazione particolare del Cliente, laddove applicabile;
ricevere in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che riguardano il Cliente e che ci sono stati forniti, anche al fine di trasmettere tali dati personali a un altro titolare del trattamento, nei casi e nei limiti di cui all'art. 20 del GDPR, ove applicabile.
Il Cliente avrà inoltre il diritto di revocare in ogni momento il consenso al trattamento dei dati personali (laddove prestato), senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento effettuato in base al consenso precedentemente prestato. Avrà anche la possibilità di rinunciare alla ricezione di comunicazioni via e-mail per finalità di marketing facendo click sul relativo link "annulla iscrizione" (c.d. opt-out).
Ai sensi del GDPR, il titolare del trattamento non è autorizzato ad addebitare costi per adempiere ad una delle richieste riportate in questo paragrafo, a meno che non siano manifestamente infondate o eccessive, ed in particolare abbiano carattere ripetitivo. Nei casi in cui sia richiesta più di una copia dei dati personali o nei casi di richieste eccessive o infondate, il titolare del trattamento potrebbe (i) addebitare un contributo spese ragionevole, tenendo conto dei costi amministrativi sostenuti per evadere la richiesta o (ii) rifiutarsi di soddisfare la richiesta. In queste eventualità il titolare del trattamento informerà il Cliente dei costi prima di evadere la richiesta.
Il titolare del trattamento potrà richiedere ulteriori informazioni prima di soddisfare le richieste di cui sopra se necessario a verificare l’identità del soggetto interessato.
Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, il Cliente avrà inoltre il diritto di proporre reclamo ad un’Autorità di controllo (per l’Italia: il Garante per la protezione dei dati personali), qualora ritenga che il trattamento sia effettuato in violazione del GDPR e della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali. Ulteriori informazioni sono disponibili sul sito internet http://www.garanteprivacy.it.
In ogni caso, il titolare del trattamento è interessato a conoscere i motivi del reclamo e invita il Cliente a utilizzare i metodi di contatto sottostanti prima di rivolgersi alle autorità, al fine di prevenire e risolvere eventuali controversie riguardanti il trattamento dei dati personali, amichevolmente e nel più breve tempo possibile, con la massima cortesia, professionalità e discrezione.
Per maggiori informazioni sulle disposizioni contenute negli articoli dal 15 al 22 del GDPR, può consultare il seguente link:
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=it.
9. Contatti per l’esercizio dei diritti dell’interessato e per ulteriori informazioni
Per l’esercizio dei diritti in relazione ai trattamenti operati dall’Affiliato MBE di cui al paragrafo 3.1. e/o per ottenere qualsiasi tipo di informazioni di cui dovesse aver bisogno, ai sensi della presente informativa, potrà inviare una comunicazione scritta alla sede dell’Affiliato MBE.
Per l’esercizio dei diritti in relazione alle finalità di cui al paragrafo 3.2. che precede e/o per ottenere qualsiasi tipo di informazioni di cui dovesse aver bisogno in relazione a MBE (Sistema Italia 93 S.r.l.), ai sensi della presente informativa, potrà inviare una comunicazione scritta a Sistema Italia 93 S.r.l. (C.F. e P.IVA 10697630159), con sede in Milano, Viale Lunigiana, 35-37 oppure un fax al numero 02 67625625 oppure un’email a privacy@mbe.it.
10. Modifiche alla presente informativa sulla privacy
È possibile prendere visione dell’informativa sulla privacy sempre aggiornata visitando i Siti MBE in modo da tenersi aggiornati su eventuali future variazioni.